Programme Policy Officer - CP management

Le PAM travaille avec des partenaires de coopération (CP), notamment des organisations non gouvernementales (ONG) nationales et internationales. Le titulaire de ce poste sera chargé d’assister l’unité de gestion des partenaires de coopération dans différents aspects des partenariats avec les ONG les plus adaptées et pertinentes, en collaboration avec le PAM pour la mise en œuvre de diverses modalités d’assistance alimentaire et monétaire afin d’atteindre des objectifs communs.

Sous la supervision directe du consultant de la gestion des partenariats opérationnels, le programme officer pour la gestion des partenariats opérationnels (partenariats opérationnels) contribuera à la gestion de tous les partenariats opérationnels clés avec les partenariats des ONG, des instituts de recherches et des structures étatiques soutenant la mise en œuvre des activités du Plan Stratégique Pays du PAM. Le titulaire du poste participera également à la formation des partenaires, effectuera des contrôles ponctuels et des supervisions, et veillera à ce que les factures soient traitées en temps voulu. Ce poste nécessitera une collaboration avec les gestionnaires d'activités : Budget et programmation, chaîne d'approvisionnement, achats, finances, gestion des risques et conformité, ainsi qu'avec les bureaux auxiliaires dans l'exécution des tâches.

• Supporter les processus liés aux demandes d'expression d'intérêt, aux demandes de propositions et aux demandes d'attribution de contrats / FLA, à la rédaction d'accords et aux modifications ultérieures, en veillant à ce que tous les accords et les modifications soient élaborés et publiés conformément aux règles et réglementations juridiques et financières du PAM.
• En accord avec les directives d'entreprise des ONG, soutenir le développement du bureau de pays de Haïti en ce qui concerne l'administration et l'utilisation du portail des partenaires des Nations Unies et des plateformes Partner Connect, et fournir les conseils nécessaires aux partenaires coopérants.
• Supporter les réunions du comité des partenaires coopérants (CPC) y inclus la préparation des documents, briefing des membres, et rédaction des NFRs.  
• Veiller à ce que les procédures opérationnelles standard relatives à la gestion du cycle de vie des accords de services financiers, à la conformité et aux normes minimales/maximales pour les accords de services financiers soient en place et fonctionnent ;
• Veiller à ce que les exigences en matière d'établissement de rapports soient respectées et travailler en étroite collaboration avec les collègues interfonctionnels.

• Supporter l'examen des budgets FLA et des rapports financiers par rapport aux structures de coûts normalisées afin de fournir un retour d'information critique à l'unité de programme et d’éviter toute duplication de coûts ou double facturation.
• Appuyer les suivis de processus d'examen des demandes de paiement et s'assurer que les paiements sont effectués conformément à l'accord, aux calendriers de paiement convenus et qu'ils sont conformes aux normes IPSAS.
• Conjointement avec d'autres unités, élaborer un plan annuel pour les contrôles ponctuels des CPs, entreprendre des missions et assurer un suivi régulier des principales constatations.
• Examiner les risques potentiels liés aux engagements de la CP et recommander des mesures d'atténuation des risques à l'attention de la direction.

• Mise en place les formations d'intégration pour les CPs au début de leur FLA, couvrant les exigences en matière de rapports et de finances, la vue d'ensemble et les objectifs programmatiques, la protection et la responsabilité envers les populations touchées, la protection des données et d'autres sujets clés déterminés
• Supporter l'exercice d'évaluation des capacités, la due diligence et l’évaluations de performance pour s'assurer que les CP sont conformes aux exigences du partenariat opérationnel du PAM.
• Veiller à ce que des plans d'action en matière de capacités soient élaborés pour chaque CP et à ce que la formation et le soutien soient fournis pour renforcer les capacités des CP.

• Servir de chef d'unité du OiC lorsque le consultant n'est pas présent au bureau
• S’assurer de la mise à jour des procédures internes
• S'acquitter de toute autre tâche, le cas échéant.

• Diplôme universitaire supérieur en politique publique, administration publique, économie, gestion, développement international, relations internationales, ou un premier diplôme universitaire avec des années supplémentaires d'expérience professionnelle et/ou de formations.
• Au moins trois (3) ans d'expérience professionnelle post-universitaire dans les domaines de l'aide humanitaire, du développement, de la gestion de programmes, de la chaîne d'approvisionnement, des finances ou de l'administration.
•  Expérience de la préparation d’accords avec des partenaires et de l’examen de budgets et de rapports pour la direction.
• Solides compétences analytiques ; ingéniosité, esprit d'initiative, maturité de jugement, tact, aptitudes à la négociation.
• Capacité à communiquer clairement à l'oral et à l'écrit.
• Aptitude à travailler en équipe et à établir des relations de travail efficaces avec des personnes d'origines nationales et culturelles différentes.
• Capacité à utiliser le français comme langue professionnelle. La maîtrise de l'anglais (écrit/parlé) est également requise.

• Connaissance parfaite (lu, écrit, parlé) du français et du créole

• Connaissance parfaite de l’anglais