Roster - Asistente Senior de Adquisiciones

UNIDAD: Cadena de Suministro - Adquisiciones

LUGAR DE TRABAJO: Bogotá, Colombia

DURACIÓN DEL CONTRATO: 6 meses, con posibilidad de prorroga según desempeño y presupuesto.

NIVEL: SC5

Activo en Colombia desde 1969, el WFP está centrando su trabajo en la asistencia humanitaria, el desarrollo y la consolidación de la paz. Siguiendo este modelo, el WFP está teniendo un impacto positivo, transformador y duradero en las vidas de cientos de miles de personas, ayudándoles a lograr la seguridad alimentaria de manera sostenible. Al trabajar junto con el gobierno, las ONG, los socios comunitarios y el sector privado, el WFP Colombia es reconocido por poder acceder a poblaciones rurales remotas y por apoyar los esfuerzos del país para lograr el Hambre Cero y el Desarrollo Sostenible a través de Alianzas Globales (Objetivos 2 y 17 de los ODS- Objetivos de Desarrollo Sostenibles).

En el pasado como hoy, el trabajo del WFP se ha concentrado en las zonas más vulnerables, principalmente en áreas rurales, municipios intermedios, pueblos y corregimientos de 12 departamentos (La Guajira, Córdoba, Cesar, Norte de Santander, Arauca, Nariño, Chocó, Valle del Cauca, Cauca, Antioquia, Caquetá, Putumayo), para asistir a personas afectadas por la violencia (indígenas y afrocolombianos, mujeres cabeza de hogar, y/o con alto los niveles de dependencia).

Esta posición está localizada en la Oficina de Bogotá y reporta al/la Asociado/a Senior de Adquisiciones y CBT de la Oficina Central del WFP en Colombia.

En este nivel, los titulares de estos puestos se ocupan de llevar a término una serie de procesos y actividades de adquisición que requieren un cierto nivel de interpretación de las directrices y prácticas estándar. Además, pueden recomendar líneas de acción directas al personal, y asignar tareas y prestar apoyo técnico a otros funcionarios.

La finalidad del puesto es ejecutar y aplicar directrices, procesos y procedimientos apropiados para sostener la prestación eficiente y eficaz de los servicios de compra para El Programa Unidades Productivas para autoconsumo, el cual tiene una duración de un año en alianza con el Gobierno Nacional.

• Realizar actividades administrativas de compras de manera oportuna y eficiente, para ayudar a la Unidad Cadena de Suministro en la adquisición de bienes y servicios para ejecutar operaciones eficientes en la Oficina de País.
• Coordinar la entrega de los bienes/servicios, teniendo en cuenta lugares de entrega, tiempo establecido, las cantidades acordadas y con la calidad establecida.
• Entregar semanalmente o cuando se requieran por parte del Supervisor los cronogramas de entrega de bienes/servicios.
• Dar seguimiento y control a los procedimientos y documentos establecidos a nivel corporativo, para la contratación de los procesos de compra.
• Informar de inmediato al supervisor aquellos eventos en los cuales no se puedan realizar las actividades programadas, informando de las causas que impidieron su realización.
• Llevar un registro cronológico y actualizado de los lugares donde se realice la entrega de bienes/servicios.
• Desarrollar soluciones y estrategias para prevenir riesgos asociados con procedimientos de contratación incorrectos, y garantizar la correcta aplicabilidad de los métodos y lineamientos de contratación corporativos.
• Recopilar datos, preparar y distribuir documentos, para apoyar programas y actividades operacionales en materia de compras de bienes y servicios que alcancen buenos resultados (p. ej., convocar licitaciones, evaluar las ofertas y negociar/adjudicar contratos), garantizando que se apliquen los procesos de compra estándar.
• Revisar, registrar y ordenar por prioridad las solicitudes de compra, velando por que se reciba toda la documentación soporte y existan fondos disponibles, para hacer posible la adquisición de bienes y servicios.
• Coordinar y supervisar la expedición de las solicitudes de compra verificando la recepción de los bienes y servicio, poniendo en práctica medidas de seguimiento para garantizar las entregas de los suministros y servicios requeridos.
• Buscar, recopilar y presentar información en formatos estándar, para poder tomar decisiones informadas y garantizar la coherencia de la información que se presenta a las partes interesadas.
• Actualizar, gestionar y mantener bases de datos y registros pertinentes, para velar por que la información sea exacta, esté organizada, resulte accesible y responda a las obligaciones de presentación de informes.
• Apoyar las actividades de consecución de nuevos proveedores para el suministro de bienes y prestación de servicios.
• Mantener el contacto con sus homólogos internos para sostener la armonización de las actividades de adquisición con programas más amplios y garantizar un enfoque coherente en la atención de los requerimientos de compra.
• Proporcionar apoyo técnico a otros funcionarios, con el fin de ayudarlos a llevar a cabo tareas estándar de conformidad con las normas y los plazos convenidos.
• Aplicar las prácticas estándar de preparación en emergencias para ayudar al PMA a intervenir con rapidez y enviar los recursos necesarios a las zonas damnificadas al comienzo de una crisis.
• Elaborar órdenes de compra, actas de comité, archivo y en general todas las actividades administrativas que estén encaminadas al mejor desempeño de la Unidad Cadena de Suministro.
• Apoyar cualquier otra actividad requerida en procesos de adquisición de bienes y servicios, así como de alimentos, con el fin de lograr la oportuna gestión de la Unidad Cadena de Suministro.

• Título profesional en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas o afines.
• Mínimo cinco (5) años de experiencia progresiva en procesos de adquisición de bienes y servicios. Se valorará experiencia en procesos de compras agrícolas, proyectos de desarrollo sostenible, procesos de supervisión y control de procedimientos de adquisiciones de elementos no alimentarios. Así como, compras de alimentos.
• Experiencia en la realización de análisis y elaboración de informes.
• Experiencia de trabajo continuo en la búsqueda y manejo de proveedores, incluida la evaluación periódica de los mismos.

• Dominio avanzado de Word, Excel, PowerPoint son obligatorias.

Idiomas: Se requiere fluidez en español, la fluidez en inglés (básica) es deseable.