ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(-VE) (PROJET EDUCATION)

Numéro de poste : 6TDADM0002PA

Classe : G-5

Secteur de tutelle : Secteur de l'administration et de la gestion (ADM)

Lieu d'affectation : N'Djamena

Domaine : Administration

Type de contrat : Engagements au titre d’un projet

Durée du contract : 1 an

Recrutement ouvert à :  Candidats internes et externes

Date limite de candidature (minuit, heure de Paris) : 19/05/2026

Valeurs fondamentales de l'UNESCO : Engagement envers L'Organisation, Integrité, Respect de la diversité et Professionnalisme

Seuls les candidats autorisés à travailler au Tchad peuvent postuler à ce poste.

Sous l’autorité générale déléguée du Chef de l’Antenne UNESCO de N’Djamena et la supervision directe du/de la Chargé(e) des finances et de l’administration (AO), le/la titulaire fournit un ensemble de services d’appui administratif et financier en conformité avec les règlements, règles, pratiques, normes et procédures de l’UNESCO, dans le cadre du projet PRET (Programme d’éducation pour la résilience au Tchad, financé par le GPE) et des autres projets en cours.     

Responsabilités générales d’administration

• Agir en qualité d’agent certificateur jusqu’au niveau d’autorisation délégué par le/la AO ;
• Rédiger et préparer la correspondance de routine, les notes de service et les rapports non substantiels ;
• Tenir les dossiers confidentiels et généraux et établir des systèmes de référence ;
• Assister dans la préparation des rapports budgétaires et financiers, des statistiques ou des projections à l’usage des gestionnaires ;
• Relire les projets de rapports, vérifier l’exactitude globale et la cohérence, contrôler la cohérence des chiffres ;
• Peut assister dans la supervision des activités liées à la maintenance du bureau, à la sécurité, au transport et aux services similaires;
• Fournir des orientations et des interprétations sur les règles, règlements et procédures administratives non complexes.

Responsabilités financières

• Assister et informer le superviseur sur la situation financière, en utilisant les systèmes d’information de gestion et les rapports ;
• Coder, enregistrer et rapprocher les transactions comptables dans IRIS (SAP) ;
• Vérifier et traiter les paiements (factures, rémunérations, remboursements) ;
• Tenir des comptes spécifiques, calculer et compiler des données financières, préparer des rapports de routine ;
• Générer des rapports de dépenses à partir des systèmes automatisés ;
• Fournir une assistance et des orientations au personnel sur les procédures financières de base, les paiements et les dispositions bancaires ;
• Agir en tant que point focal bancaire chargé du rapprochement ;
• Assurer le suivi des documents bancaires.

 Responsabilités budgétaires

• Surveiller et contrôler les engagements et les dépenses des projets ;
• Préparer des estimations de coût détaillées et d’autres données pour l’analyse et les propositions budgétaires ;
• Suivre les niveaux budgétaires et alerter le superviseur et les gestionnaires concernés pour éviter les insuffisances de fonds (valider les informations et identifier les erreurs ou irrégularités);
• Générer des rapports de dépenses à partir des bases de données des systèmes d’information automatisés ; compiler les données budgétaires ;
• Aider à la préparation et à la finalisation des rapports budgétaires, effectuer une analyse préliminaire des écarts entre les budgets et les dépenses réelles ; contrôler la cohérence des chiffres ;
• Réviser l’exactitude globale et la cohérence des projets de rapports ; vérifier la cohérence des chiffres;
• Identifier toute autre anomalie et erreur ; alerter le superviseur et effectuer des transactions correctives. 

 Responsabilités RH

• Assister dans les questions administratives RH ; 
• Rédiger la correspondance et autres documents pour les actions de personnel, assurer le suivi des actions RH à venir, tenir la base de données ;
• Extraire et analyser les données RH des systèmes automatisés ; alerter le superviseur des incohérences/erreurs et proposer des actions correctives ;
• Traiter les salaires, droits, créances, contrats hors personnel, etc. conformément aux directives et procédures établies ;
• Fournir une assistance et des informations aux nouveaux membres du personnel, experts et consultants sur les procédures de base ; assister pour les visas, cartes d’identité, permis de conduire et autres documents nécessaires conformément aux exigences de l’Organisation et du pays hôte (liaison avec le Ministère des Affaires étrangères du Tchad);
• Assister dans les formalités de pré-recrutement et soutenir le processus de recrutement ; coordonner les calendriers d’entretien, préparer l’ordre du jour et la documentation.

 Achats, logistique et voyages

• Expédition et douane : prendre des dispositions, aider et conseiller sur l’expédition ; assurer la liaison avec les services des douanes tchadiens ;
• Achats : assister dans le lancement des actions d’approvisionnement, dans la préparation des bons de commande et des contrats, surveiller l’état des réquisitions et maintenir le contact avec les fournisseurs ; 
• Voyages : assister et fournir des orientations pour la préparation des plans de voyage, examiner les demandes de remboursement, préparer les ordres de mission ; émettre les avances de voyage. 
• Assister dans toutes les questions liées à la sécurité. Peut assurer la liaison et coopérer avec l’UNDSS sur les questions de sûreté et de sécurité.

• Communication (F)
• Responsabilité (F)
• Innovation (F)
• Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F)
• Planification et organisation (F)
• Professionnalisme (F)
• Culture du résultat (F)
• Travail en équipe (F)

Pour des informations détaillées, veuillez consulter le Référentiel des compétences de l’UNESCO [link removed].

FORMATION

• Diplôme d'étude secondaire, technique ou professionnelle.

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

• Au moins 5 années d'expérience professionnelle progressive dans le domaine de l'administration, des ressources humaines, des finances et des achats ou domaines connexes.

APTITUDES ET COMPÉTENCES

• Connaissance en ERP (Enterprise Resource Planning systems) tel que SAP (Systems Applications and Products in Data Processing) ou autre.
• Bonnes compétences interpersonnelles et de communication, y compris la préparation des correspondances et correction de documents.
• Excellentes compétences analytiques et techniques.
• Bonnes capacités de planification et de coordination. Capacité démontrée à établir des priorités et à organiser son propre travail.
• Capacité à prendre des initiatives et à fournir un soutien et des services de qualité et en temps opportun.
• Capacité à identifier les erreurs ou irrégularités et à proposer des actions correctives.
• Capacité à travailler en équipe.
• Très bonnes capacités informatiques de l'utilisation de MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, etc.).

LANGUES

• Excellente connaissance (lu, écrit, parlé) du français.

FORMATION

• Formation/certification en comptabilité, finance ou administration.

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

• Expérience professionnelle au sein du système des Nations Unies ou d'une organisation internationale.

LANGUES

• Excellente connaissance de l’arabe tchadien.
• Connaissance de l’anglais.

Les traitements de l’UNESCO se composent d’un traitement de base et d’autres prestations pouvant inclure, le cas échéant : un congé annuel de 30 jours ouvrables, une allocation pour charges de famille, une assurance médicale, un régime de retraite, etc.

Le traitement annuel de départ pour ce poste est de l’ordre de XX XXX US / EUR

Pour des informations complètes sur les salaires et les indemnités, veuillez consulter notre Guide concernant les prestations dues au personnel [link removed].

Please note that all candidates must complete an on-line application and provide complete and accurate information, by the above deadline.

To apply, please visit the UNESCO Careers website [link removed]. No modifications can be made to the application once submitted. 

The process may include pre-recorded video interviews and/or written assessments, interviews with a Panel, as well as reference checks. In addition, candidates may be requested to provide additional information which may be pertinent to the position’s qualifications.  

Please note that all candidates, whether selected or not, will be informed of the outcome of their application in due course. 

Short-listed candidates may also be added to Talent Pools; subject to their consent (i.e. Data Privacy Statement).

• L’UNESCO rappelle que la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité.
• L’UNESCO applique une politique de tolérance zéro à l’égard de toute forme de harcèlement.
• L’UNESCO s’est engagée à atteindre et à maintenir une répartition géographique équitable et diversifiée, ainsi que la parité des genres parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les niveaux.
• En outre, l’UNESCO est résolue à atteindre une diversité de personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture. Les candidatures de ressortissants d’États membres non et sous-représentés (dernière mise à jour ici) [link removed] sont particulièrement bienvenues et vivement encouragées.
• Les personnes issues de groupes minoritaires et de groupes autochtones, ainsi que les personnes handicapées, sont également encouragées à postuler.
• Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité.
• Une mobilité mondiale est requise pour les membres du personnel nommés sur des postes internationaux.
• Si votre candidature est retenue pour un entretien, vous devrez fournir à l’avance une copie numérisée du/des diplôme(s)/certificat(s) requis pour ce poste. L’UNESCO ne considère que les qualifications de l’enseignement supérieur obtenues auprès d’un établissement accrédité/reconnu dans la base de données mondiale sur l’enseignement supérieur (WHED), mise à jour par l’Association internationale des universités (AIU)/UNESCO. La liste est accessible via le lien : https://www.whed.net [link removed].
• L’âge statutaire de départ à la retraite à l’UNESCO est de 65 ans.
• Les nominations à l’UNESCO sont soumises à une autorisation médicale. L’obtention d’un visa par le pays hôte du lieu d’affectation, facilitée par l’Organisation, est requise pour les postes professionnels internationaux.
• L’UNESCO ne facture aucun frais à aucune étape du processus de recrutement.