Monitoring Assistant SC4, Jeremie, Haiti

• Suivre le mouvement des vivres du PAM dans les institutions et les communautés partenaires (livraison, stockage, distribution aux bénéficiaires). Déterminer si ces livraisons et distributions, ainsi que d’autres activités du PAM, ont bien été implémentées selon les plans établis, les accords signés, et en suivant les procédures du PAM.

• Suivre au niveau communautaire la gestion et l’approvisionnement de l’aide alimentaire par les partenaires du PAM ainsi que les institutions responsables (écoles, centres de santé, etc.), afin de déterminer si les vivres ont bien été distribués aux bénéficiaires ciblés selon les plans établis, les procédures du PAM et les accords signés.

• Collecter les informations nécessaires à travers des comptes physiques, l’observation, et par des entretiens avec les bénéficiaires et partenaires coopérant, pendant les distributions, en organisant des groupes de discussion, ou en réalisant des entretiens au sein des ménages.

• Avec le programme, contribuer au renforcement de capacités des partenaires et fournir un appui de proximité concernant la mise en œuvre des activités, la meilleure gestion de l’assistance et la mise en œuvre et le suivi des activités.

• L’appui se fait à travers des formations et rappels ad-hoc lors des visites de terrain et la préparation, l’organisation et l’animation des sessions de formation pour des problèmes constates d’une façon régulière.

• Avertir les équipes programme et S&E de tout besoin de formation plus générale qui mérite une formation de plusieurs partenaires coopérants.

• Fournir un appui de proximité aux institutions et communautés pour une meilleure gestion de l’assistance et la mise en œuvre des activités du PAM. Ceci comprend d’assurer la liaison avec le staff technique et les représentants des communautés pour toutes les questions liées au travail sur le terrain et en particulier pour que les quantités de vivres conformes soient distribuées d'une manière efficace et en sécurité.

• L’appui se fait à travers des formations et rappels ad-hoc lors des visites de terrain et la préparation, l’organisation et l’animation des sessions de formation pour des problèmes constates d’une façon régulière.

• Encourager la participation des communautés et bénéficiaires dans les activités du PAM (sélection de bénéficiaires, distributions et autres) à travers la communication soutenue avec eux et la sensibilisation de ceux- ci (sur leurs droits et responsabilités dans le cadre des activités implémentées). Il doit notamment assister dans les activités de formation des comités de gestion et promouvoir la participation des femmes dans ceux-ci.

• Appui au suivi des prix de marchés dans les communautés en collaboration avec l’équipe VAM et la CNSA

• Superviser et exécuter selon les exigences de S&E et VAM les enquêtes de base et de résultat des différentes activités, des enquêtes sur la sécurité alimentaire, l’enregistrement et identification de bénéficiaires et tout autre enquête nécessaire.

2. Rapportage

• Participer activement à l’établissement et l'exécution du plan d'action (de l’équipe S&E, ainsi que du programme) et passer en revue les accomplissements et les contraintes rencontrées afin de fournir les éléments nécessaires pour une rétroaction efficace.

• Rapporter régulièrement et en cas d’urgence après chaque visite au chargé de programme et l’équipe S&E les informations appropriées concernant la gestion de vivres, la distribution et d'autres questions relatives aux activités du PAM et de ses partenaires. Il/elle devra par conséquent participer activement aux réunions de l’équipe de suivi et de programme, afin d’assurer le bon suivi du déroulement de ces activités.

• Chaque visite doit être documentée avec un fiche électronique rempli sur tablette qui au plus tard doit être soumis à l’équipe S&E fin de la semaine de visite. L’Assistant(e) au Suivi doit aussi participer aux activités de saisie manuel des informations collectées lors des visites (dans la base de données de suivi).

• Rédiger les rapports exigés, par rapport aux résultats obtenus et aux difficultés rencontrées pendant les visites de suivi (compilation, synthétisation, analyse critique et recommandations appropriées).

• Contribuer d’une façon active à l’amélioration des outils de collecte des données des différentes activités mise en œuvre, en partageant d’une façon proactive et régulière avec l’équipe S&E les constats fait sur l’utilité des outils et les possibilités d’amélioration.

3. Appui aux bases de données

• Appuyer le programme dans la récolte et le classement régulier de tous les rapports de distribution selon le système d’archivage établi au sein du bureau de pays, en version papier et électronique.

• Collaborer avec le programme dans le contrôle de qualité des données, rapports et informations fournies par les partenaires.

• Effectuer la saisie des rapports de distribution COMET, après la vérification et signature des assistants programmes.

• Comparer et effectuer des vérifications des données de différents bases (données du COMET, plans de distribution, rapports de livraisons de LESS, rapports de distribution des partenaires) afin de vérifier les éventuels différences (disparités), et proposer les mesures correctives afin d’améliorer la mise en œuvre des programmes et la qualité / fiabilité du rapportage.

• Appuyer les unités programme dans leurs besoins d’analyse et visualisation de données de suivi et autre.

4. Autres tâches

• Réaliser, sur demande de son superviseur, toutes autres tâches visant à la bonne marche des activités, surtout en temps d’urgence.

• Sous la supervision directe de l’unité M&E et du chef du sous-bureau, ses responsabilités principales sont :

Education : Être titulaire d’un diplôme universitaire de 1er cycle dans une discipline pertinente (sciences sociales, statistiques, développement international, anthropologie, économie, droit, …).

Expérience : Au moins quatre (4) ans d'expérience dans un poste lié au suivi et à l'évaluation, à la collecte de données sur le terrain ou à la mise en œuvre de projets humanitaires.

Knowledge and Skills:

• Compétence dans l’utilisation des tablettes pour la collecte des données électroniques;

• Caractère consciencieux et capacité à compléter les produits livrables dans des délais serrés;

• Familiarité avec les enjeux liés à la sécurité alimentaire et nutritionnelle est un atout;

• Capacité à établir des liens de partenariats inter-organisationnels;

• Diplomatie, tact et facilité à établir et maintenir des relations interpersonnelles harmonieuses.

• Maîtrise des logiciels de base de Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word), de tablettes et de la navigation sur Internet

Language: Maîtrise du français et du créole haïtien (parlé, lu, écrit), ainsi qu'une bonne connaissance de l'anglais, sont requises.