Fuel Management Assistant

Le Point Focal Data/FMS est chargé de la collecte, de la vérification, de la validation et de la saisie des documents de carburant dans Excel Outil et FleetWave. Il/elle assure également la réconciliation mensuelle des données et la production de rapports d’analyse de consommation de carburant.

KEY RESPONSIBILITIES (not all-inclusive, nor exhaustive):

Sous la supervision directe de l’administration et du chef du sous-bureau, ses responsabilités principales sont :

• Responsable de la collecte quotidienne des documents de carburant (bons de sortie, bons de livraison, bons de transfert).

• Assurer la mise à jour du système de gestion des rentrées et sorties des pièces de rechange des véhicules.

• Préparer les besoins des pièces de rechange en collaboration avec le mécanicien.

• Procéder à la création des Job Cards.

• Faire des inspections des stocks et préparer des rapports sur la quantité et la qualité des pièces reçues.

• Saisir les documents dans Excel Outil et FleetWave le jour même de leur réception.

• Valider les données de distribution d’Excel Outil et soumises via l’application mobile FMS :

  • Par les chauffeurs de véhicules légers du PAM.

  • Par les Fuel Attendants pour les services aux partenaires, générateurs et véhicules non-PAM.

• Examiner les documents pour détecter d’éventuelles erreurs ou incohérences.

• Comparer les données saisies en Excel Outil et avec les photos et informations soumises via l’application FMS.

• Corriger toute anomalie avant validation finale dans Excel Outil et FleetWave.

• Responsable de la réconciliation mensuelle entre :

  • Les données d’Excel Outil et de FleetWave.

  • Les niveaux physiques de carburant (jaugeages).

  • Le rapport mensuel Excel.

  • Les registres de carburant tenus par le Fuel Attendant.

• Produire un rapport d’analyse de consommation pour le site assigné au plus tard le 5 de chaque mois.

• Si basé à Port-au-Prince, produire un rapport consolidé pour l’ensemble du Bureau Pays.

• Collaborer avec le Fuel Attendant pour résoudre les écarts de données.

• Être consulté pour les processus de certification et de réconciliation.

• Participer aux audits et inspections en fournissant les données numériques requises.

• Saisie quotidienne complète et exacte dans Excel Outil et FleetWave.

• Rapport mensuel d’analyse de consommation basé sur les données consolidées.

• Archivage numérique des documents de carburant.

• Réaliser, sur demande de son superviseur, toutes autres tâches visant à la bonne marche des activités, surtout en temps d’urgence.

Education : Achèvement des études secondaires. Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine administratif, finances, gestion ou autre domaine similaire

Expérience : Au moins quatre (4) ans d'expérience dans un poste lié à la gestion du carburant, ou dans un autre domaine de travail connexe, la réconciliation mensuelle des données et la production de rapports analytiques.

Knowledge and Skills:

• Bonne maîtrise des outils informatiques : logiciels de base de Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word), de tablettes et de la navigation sur Internet

• Expérience en gestion de flotte, logistique ou saisie de données.

• Connaissance d’Excel et de FleetWave ou d’un système similaire est un atout.

• Rigueur et précision dans la saisie des données.

• Sens de l’organisation et respect des délais.

• Capacité à identifier et corriger les erreurs.

• Bonnes compétences en communication et en travail d’équipe.

Language: La maîtrise de l'anglais et du français, à l'écrit comme à l'oral, est requise.