Assistant(e) de gestion

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) a besoin d’un appui administratif et logistique efficace pour garantir le bon fonctionnement de ses opérations. L’Assistant Administratif (SC4) soutiendra la gestion, le contrôle des stocks, la distribution et le suivi des articles non alimentaires (NFI) et des fournitures de bureau, afin d’assurer leur disponibilité en temps opportun et leur traçabilité dans l’ensemble des opérations du PAM.

Ce rôle contribue au maintien de l’efficacité opérationnelle et au respect des procédures administratives du PAM.

• Assurer une gestion efficace des stocks de NFI et de fournitures de bureau
• Soutenir l’approvisionnement et le réapprovisionnement en temps opportun
• Maintenir des systèmes d’enregistrement, de suivi et de reporting fiables
• Garantir des mécanismes appropriés de stockage, distribution et contrôle
• Renforcer la conformité aux politiques du PAM et aux contrôles internes

• Tenir à jour les registres d’inventaire de tous les NFI et fournitures de bureau à l’aide des systèmes et utils du PAM.
• Effectuer des inventaires physiques réguliers (mensuels/trimestriels) et rapprocher les écarts.
• Suivre les niveaux de stock et initier les demandes de réapprovisionnement en temps utile.
• Assurer la classification, l’étiquetage et l’organisation adéquats des stocks.

• Aider à la préparation des demandes d’achat pour les NFI et fournitures de bureau.
• Suivre l’état des achats et coordonner avec les unités d’approvisionnement.
• Assurer le suivi des livraisons et vérifier la conformité des articles reçus avec les bons de commande.

• Veiller à des conditions de stockage appropriées pour les NFI et les fournitures de bureau.
• Maintenir des installations de stockage sûres, sécurisées et ordonnées conformément aux normes du PAM.
• Appuyer les processus de sortie des stocks et la documentation associée.

• Traiter et suivre les demandes de fournitures et de NFI des différentes unités.
• Assurer une distribution rapide et maintenir une documentation adéquate (bons de sortie, etc.).
• Suivre les tendances de consommation et identifier les inefficacités potentielles.

• Maintenir des registres précis et à jour (manuels et électroniques).
• Préparer des rapports périodiques sur les stocks et la consommation.
• Appuyer les audits en fournissant les documents requis et les explications nécessaires.

• Veiller au respect des règles administratives, financières et d’approvisionnement du PAM.
• Mettre en œuvre des mesures de contrôle interne pour prévenir les pertes, abus ou fraudes.
• Signaler toute anomalie ou irrégularité au superviseur.

• Fournir un appui administratif général au bureau selon les besoins.
• Contribuer à la coordination logistique des activités et événements du bureau.
• Maintenir les systèmes d’archivage et de documentation.

• Base de données d’inventaire des NFI et fournitures à jour
• Rapports mensuels de stock et de consommation
• Suivi précis et ponctuel des processus d’approvisionnement
• Registres de stockage et de gestion des stocks correctement tenus
• Documentation conforme et prête pour les audits

EXPÉRIENCE REQUISE POUR LE POSTE

• Diplôme de fin d’études secondaires
• Une certification en administration, logistique ou chaîne d’approvisionnement est un atout

• Minimum de 4 ans d’expérience pertinente en administration, gestion des stocks ou logistique
• Une expérience des systèmes de gestion des stocks est souhaitable
• Une expérience au sein d’organisations internationales ou ONG constitue un avantage

• Solides capacités d’organisation et de tenue des registres
• Maîtrise des outils MS Office (Excel, Word)
• Grande attention aux détails et à la précision
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais
• Bonnes compétences en communication et en travail d’équipe
• Connaissance des systèmes et procédures du PAM est un atout

• Maîtrise de francais (écrit et oral)
• Une connaissance de base de l'anglais est un atout
• La connaissance des langues locales est un atout

• Exactitude des registres d’inventaire
• Rapidité des processus d’approvisionnement et de réapprovisionnement
• Respect des procédures du PAM
• Qualité et ponctualité des rapports
• Réduction des écarts et pertes de stocks

• Poste basé au bureau avec interactions fréquentes avec les zones de stockage/entrepôts
• Possibilité d’heures supplémentaires lors des audits ou des périodes d’activité intense et visites sur le terrain.