Asistente Administrativo/a

• Brindar soporte administrativo, financiero, logístico y documental, asegurando el cumplimiento de políticas del PMA y de los donantes.

• Atender todos los procedimientos administrativos en cada fase de los procesos de contratación, compra y adjudicación de bienes, servicios, entrenamientos y otros requerimientos del proyecto.

• Servir como punto focal administrativo con las diferentes unidades del PMA, socios cooperantes y donantes.

• Elaborar los procesos de compra recolectando los documentos legales del proveedor y garantizar que los proveedores seleccionados cumplan con los requisitos exigidos por la ley, WFP y el donante.

• Procesar y gestionar tareas administrativas, logísticas y operativas propias de la GPI y en marcadas en los proyectos como: Apoyar y coordinar logística para el desarrollo de actividades y eventos organizados por la unidad y el proyecto.

• Asegurar que el plan de acción y cronograma de actividades se articulen al plan de adquisiciones para el proyecto, los recursos disponibles y los tiempos para el desarrollo del proyecto de conformidad con los manuales de operaciones y finanzas de WFP y los requerimientos del donante.

• Registrar, administrar y mantener archivos digitales y físicos de documentos administrativos, garantizando acceso rápido y seguro.

• Aplicar la política de protección de datos de la organización.

• Contribuir a la revisión de planes presupuestarios, monitoreo y análisis del desempeño financiero del proyecto.

• Elaborar y actualizar el seguimiento mensual del presupuesto.

• Gestionar procesos de solicitudes de pago, reembolsos y anticipos de proyectos implementados por socios cooperantes.

• Apoyar la revisión de facturas y comprobantes conforme a las políticas del PMA y del donante.

• Apoyar en la preparación de informes financieros intermedios y finales.

• Gestionar micro-compras siguiendo los procedimientos estándar del PMA.

• Mantener comunicación efectiva con partes interesadas internas y externas sobre asuntos administrativos y financieros del proyecto.

• Coordinar reuniones interinstitucionales, talleres y eventos, incluyendo la logística y seguimiento a compromisos.

Ejecutar otras actividades que se requieran para el cumplimiento de los objetivos del proyecto y del área.

Finalización del ciclo de educación secundaria. Deseable, título profesional en áreas administrativas, finanzas, economía, contabilidad, estadística o afines a las funciones del cargo.

• Se requiere un mínimo de cuatro años de experiencia en el campo relevante con experiencia administrativa.

• Comprensión demostrada de los reglamentos, políticas, procedimientos, procesos, normas y sistemas de los servicios de gestión del PMA.

• Tener experiencia en la recopilación de datos y elaboración de análisis básicos respecto a la cartera de servicios de gestión, tales como activos, instalaciones, flota, viajes u otras áreas similares.

• Experiencia en apoyo al personal brindando asesoramiento y orientación.

• Experiencia trabajando con equipos en diferentes áreas funcionales.

• Experiencia en el uso de paquete software de oficina (Word, Excel, Power Point, etc.) y manejo intermedio en bases de datos.

• Conocimientos intermedios en hojas de cálculo y paquetes de bases de datos.

• Buenas relaciones humanas, habilidades de comunicación con los supervisores y clientes, facilidad para trabajar en ambientes multiculturales y bajo presión con enfoque de servicio al cliente.

• Conocimiento de las tareas y métodos de trabajo cotidianos con el fin de finalizar los procesos con supervisión mínima.

• Experiencia en el uso de sistemas de información del PMA, conocimiento de las normas y regulaciones de PMA / Naciones Unidas.

• Conocimiento en políticas de protección de datos para intercambiar información con una gran variedad de personas.

• Capacidad para detectar discrepancias de datos y resolver los problemas que requieren atención.

• Capacidad para ofrecer orientación o capacitación básica en el puesto de trabajo al personal nuevo.

• Conocimiento y entendimiento del enfoque de género y protección.

     Fluidez en español. El conocimiento de inglés es altamente deseable.