Auxiliar Administrativo NPSA4 - Roster

In line with the commitment to safeguard capacity and support personnel already in the Organization, a majority of UNDP UNCDF/UNV vacancies are advertised using a tiered application process whereby:

Please make note of the Tier(s) indicated in the vacancy title, if any, and ensure that you satisfy the eligibility to apply.

Background

El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 28 departamentos y 319 municipios. 

El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible. El Documento Programa País del PNUD 2021-2024 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con tres prioridades de trabajo: 1) Estabilización: “Paz con Legalidad”; 2) Migración como factor de desarrollo; y 3) Asistencia técnica como acelerador de la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible catalizadores.  

A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo que agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática, Construcción de Paz y, Respuesta a Crisis y Estado de Derecho.   

Con el fin de consolidar esfuerzos en materia administrativa, se busca crear posiciones de apoyo transversal administrativo que apoyarán a los diferentes proyectos que se desarrollen, en el marco programático del área. Adicionalmente, la implementación de los diferentes proyectos que componen la cartera del área estará acompañada de los enfoques transversales, diferenciados y un equipo interdisciplinar e integral desde lo administrativo y financiero que permitirá garantizar la consolidación de los procesos. 

Duties and Responsibilities

Alcance del trabajo  

De conformidad con las normas y procedimientos, el/la Auxiliar Administrativo desempeña las siguientes funciones: 

Proporciona apoyo eficaz al proyecto centrándose en la consecución de los siguientes resultados: 

Apoyar al equipo en lo relacionado con la planeación, preparación, revisión y ejecución de las actividades del proyecto. 

Acompañar y apoyar los procesos de capacitación en los diferentes temas administrativos, facilitando la comprensión de procesos y procedimientos de manera que estén familiarizados con su aplicación. 

Gestiona la logística de reuniones, talleres y misiones en territorio según le sean asignadas (pasajes aéreos, reservas de hotel, contratación de transporte terrestre, organización de eventos, pago de viáticos). 

Desarrollar actividades de apoyo para facilitar el trabajo de los equipos coordinados por los proyectos. 

Brinda apoyo en el proceso de contratación, renovación y terminación de contratos. 

Brindar apoyo y asistencia operativa a los Gerentes de área 

Apoya la elaboración de los planes de adquisiciones y realizar los procesos de compras y adquisiciones realizados por el proyecto de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD. 

Tramite y gestión de pagos de facturas de compras menores a cargo del proyecto. 

Mantener al día y en orden el archivo físico y digital del proyecto. 

Dar trámite a los documentos solicitados por el proyecto. 

Asegura la adecuada gestión de información:  

Apoyar a la Gerencia del Área con la recepción y organización de la información relacionada con los informes mensuales, documentos para procesamiento de reembolso de viáticos y viajes, y demás información que sea requerida para el buen funcionamiento del componente operativo de los proyectos. 

Diligenciar y actualizar las matrices establecidas para el control de gestión en el proyecto y los pagos de nómina del equipo. 

Responder dudas, requerimientos, y dar seguimiento a temas relacionados con asuntos administrativos de los proyectos asignados. 

Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos bajo las normatividades y políticas del PNUD. 

Reunir y preparar los documentos necesarios para tramitar los pagos correspondientes a la logística de los proyectos, según los cronogramas de ejecución predefinidos. 

Participar en las reuniones de seguimiento periódicas. 

Asegurar la correcta utilización de equipos de oficina, implementando los mecanismos de control (formatos de préstamo de equipos, Actas de entrega de inventario) necesarios para la custodia de los bienes asignados al área (computadores, muebles, video proyector, cámara fotográfica, entre otros). 

Realizar una adecuada gestión documental para tenerla actualizada

Apoyar la creación, el intercambio y el desarrollo de capacidades relevantes para el proyecto. 

Participar en capacitaciones y organizar sesiones informativas sobre procedimientos internos para el personal del proyecto. Apoyar otras actividades de desarrollo de capacidades, incluyendo el diseño y la entrega de herramientas, materiales para talleres o plataformas que aprovechen la inteligencia colectiva de las comunidades y promuevan la acción. 

Apoyar la difusión y el intercambio de datos relevantes y lecciones aprendidas dentro de la oficina de país y a nivel regional. Mantenerse al tanto de las mejores prácticas emergentes a nivel nacional, regional e internacional relacionadas con el trabajo del proyecto asignado. 

Realizar contribuciones significativas a las redes de conocimiento y comunidades de práctica. Apoyar la recopilación y sistematización del conocimiento, los productos y las herramientas del proyecto, así como su amplia distribución a los socios. 

El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización. 

Acuerdo institucional: 

El/la Auxiliar Administrativo reporta a la Asociada de Programa. 

Competencies

Núcleo

Lograr Resultados: NIVEL 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad antes de la fecha límite.

Pensar Innovadoramente: NIVEL 1: Abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático para resolver problemas, realiza mejoras.  

Aprender Continuamente: NIVEL 1: Mente abierta y curiosa; comparte conocimientos, aprende de los errores y solicita retroalimentación. 

Adaptarse con Agilidad: NIVEL 1: Se adapta al cambio, maneja la ambigüedad/incertidumbre de forma constructiva y es flexible.

Participar y Asociarse:  NIVEL 1: Muestra compasión y comprensión hacia los demás; construye relaciones positivas.   

Facilitar la Diversidad y la Inclusión: NIVEL 1:  Aprecia y respeta las diferencias, es consciente de los sesgos inconscientes y confronta la discriminación

Transversales y técnicas

Administración y Operaciones:

Gestión de eventos (incluidos retiros, formaciones y reuniones):apacidad para gestionar eventos, incluida la identificación del lugar de celebración, el alojamiento, la logística, el catering, el transporte y los desembolsos de efectivo, etc. 

Política y procedimientos de viaje : Política y procedimientos de viaje - Interpreta la política de viajes, el Reglamento del Personal, las circulares administrativas y el reglamento y la reglamentación financieros detallada sobre asuntos relacionados con los viajes. 

Gestión Empresarial:

Comunicación: Capacidad para comunicar de forma clara, concisa y sin ambigüedades tanto a través de la comunicación escrita como verbal; para adaptar los mensajes y elegir los métodos de comunicación en función de la audiencia.Capacidad para gestionar las comunicaciones internas y externas, a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales adecuados. 

Proyecto Administración: Capacidad para planificar, organizar, priorizar y controlar recursos, procedimientos y protocolos para lograr objetivos específicos.

Adquisiciones

Gestión de contratos: Conocimiento de los conceptos, principios y métodos de la gestión de contratos, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas 

Gestión de proveedores/ relaciones: Conocimiento de los conceptos, principios y métodos de la gestión de proveedores, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas.

Gestión de Adquisiciones: Capacidad de adquirir bienes, servicios u obras de una fuente externa. 

Required Skills and Experience

Requisitos Académicos Mínimos:

Título de Bachiller (Educación secundaria) es requisito. 

Título Profesional Universitario en: Administración de Empresas, contaduría, economía o Tecnología o carrera técnica en ciencias económicas o afines, será considerado favorablemente, pero no es un requisito. 

Años Mínimos de Experiencia Relevante:

Mínimo 4 años (con Título de Bachiller) o 1 año (con Título profesional universitario) de experiencia en: 

El desarrollo de las actividades administrativas de proyectos con organizaciones públicas o privadas; en temas administrativos, logísticos y operativos.

Habilidades Requeridas:

Experiencia en procesos y procedimientos administrativos 

Experiencia en atención al cliente 

Capacidad para trabajar en equipo 

Experiencia y entendimiento del enfoque de género  

Manejo avanzado de Word 

Manejo básico de Excel 

Experiencia en manejo de proveedores 

Seguimiento y control de procesos 

Habilidades deseadas ademásdelas competencias cubiertas enlasección Competencias 

Conocimiento en normas y procedimientos PNUD. 

Experiencia en trabajo con el SNU 

Experiencia de trabajo con o en territorios 

Conocimiento en proyectos 

Experiencia en la gestión de múltiples tareas

Idioma(s) Requerido(s):

Equal opportunity

As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination. 

UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.

Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority

UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles. 

Right to select multiple candidates

UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Use of AI by candidates

Applicants are invited to read UNDP’s guidance for candidates on using AI responsibly in UNDP recruitment and selection [link removed]

Scam alert

UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.