Adjointe Principale a la Représentation

Le poste est créé pour fournir un soutien exécutif et opérationnel de haut niveau afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau et la prestation efficace des services administratifs, de coordination et liés au protocole. Opérant dans un environnement dynamique et complexe, le rôle soutient la haute direction dans la gestion des processus opérationnels critiques, facilite l'engagement institutionnel avec les parties prenantes externes et garantit que les procédures administratives et protocolaires sont alignées sur les normes des Nations Unies et nationales.

L'objectif du poste est de fournir une assistance complète à la direction et de coordonner des services administratifs interfonctionnels qui améliorent la continuité des activités, l'efficacité opérationnelle et l'engagement des parties prenantes. Cela comprend la gestion des arrangements protocolaires pour les missions de haut niveau, la liaison avec les entités gouvernementales et les homologues diplomatiques, et la garantie d'un soutien opportun au personnel sur les questions de visa et du UNLP. Grâce à la coordination stratégique, à l'assurance qualité et à l'amélioration continue des processus, le poste contribue à l'efficacité globale, au professionnalisme et à la réactivité du bureau.

Assurer des tâches d'aide à la gestion Établir et/ou compiler des rapports détaillés, des courriers, des notes d'information ou d'autres documents et effectuer des recherches dans le domaine d'activité considéré.  Solliciter activement des retours d'information et les utiliser pour améliorer les procédures opératoires et autres processus. Répondre à des demandes complexes d'aide à la gestion pour renseigner les bénéficiaires des services avec rapidité et précision.  Superviser la gestion des fichiers et des bases de données pour s'assurer que les informations sont structurées et conformes aux règlements et politiques applicables, et que le personnel peut y accéder facilement. Réviser le courrier et d'autres documents, en communiquant des observations et en apportant des modifications le cas échéant, pour contribuer à la production de ces éléments dans le respect des normes de délai et de qualité en vigueur.  Aider les responsables à planifier, suivre et rapprocher les budgets pour s'assurer que les ressources financières prévues sont utilisées efficacement. Évaluer les procédures et les pratiques et recommander des améliorations, afin de contribuer à l'exécution efficace des services d'aide à la gestion. Proposer une gamme complète de services complexes d'aide à la gestion au personnel pour contribuer à l'efficacité des modalités de fonctionnement.  Fournir des conseils et un soutien et/ou dispenser des cours de formation aux membres du personnel d'appui peu expérimentés pour les aider à assurer des services d'aide à la gestion. Coordonner les tâches effectuées par les collègues moins expérimentés pour s'assurer que les services sont fournis de manière cohérente et conformément aux normes requises. Fournir un soutien au personnel pour les demandes de visa et les demandes UNLP, en coordination avec les unités des services de protocole, en garantissant un traitement en temps opportun. Coordonner les dispositions protocolaires pour les visites de haut niveau, y compris la préparation des documents d’induction, les ordres du jour des réunions, les plans des sièges et les procédures cérémoniales conformément aux protocoles du pays haïtien et de l'ONU. Assurer la liaison avec les autorités gouvernementales, les ambassades, les agences des Nations Unies et d'autres parties prenantes pour faciliter les engagements officiels, les visites de courtoisie et les missions de haut niveau. Rédiger et gérer la correspondance protocolaire formelle (par exemple, notes verbales, invitations officielles, demandes d'autorisations), en garantissant l'exactitude diplomatique et le ton approprié.

Montrer l’exemple avec intégrité Met en

pratique les valeurs du PAM,

fait preuve d’humanité et d’intégrité en montrant l’exemple

tout en prenant soin des autres

Génère des résultats et tient ses engagements Respecte

ses engagements et

s’adapte facilement au changement

Promeut un travail d’équipe collaboratif et un esprit d’inclusion Promeut un esprit inclusif et collaboratif, et contribue à une culture d’apprentissage et de perfectionnement personnel

Applique la pensée Stratégique Démontre

son engagement à

recueillir différents points de vue, à

analyser les options et les risques et à proposer de nouvelles façons de procéder

Établit et entretient des partenariats durables Établit et entretient des partenariats

externes, collabore avec des

partenaires pour atteindre des

objectifs communs

Formation : Achèvement d'un premier diplôme dans le domaine de l'administration ou dans des domaines similaires.

Expérience en : Au moins six ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine considéré, assortis d’une expérience du travail administratif.

• Connaissance spécialisée de l'application des procédures opératoires communes, des méthodes pratiques d'aide à la gestion ainsi que des procédures et des systèmes utilisés dans le domaine d'activité considéré, acquise à l'issue d'une formation technique et dans le cadre de l'expérience professionnelle.
• Bonnes compétences en matière de communication lui permettant de fournir des services spécialisés d'aide à la gestion à un large éventail de personnes.
• Aptitude à analyser et à interpréter des données financières et à effectuer le suivi des budgets.
• Aptitude à déceler rapidement les points à améliorer et à faire des recommandations visant à rendre plus efficaces la conception et la fourniture de services spécialisés. 
• Aptitude à nouer des relations avec diverses personnes appartenant à différents services. 
• Expérience de la coordination du travail effectué par d'autres personnes ainsi que de l'organisation de cours de formation et de la fourniture d'un soutien à l'intention d'autres personnes.
• Aptitude à préserver la confidentialité des informations.

Langues : Française : Maîtrise (niveau C)  

                    Anglais : connaissances intermédiaires (niveau B)   

Les coordonnées des personnes / institution citées en référence dans le CV devront contenir une adresse électronique, et numéro de téléphone valide.

 Les candidats doivent être de nationalité Haitienne

Date limite de soumission de candidature :  30 avril 2026